Một văn phòng tại khu trung tâm thành phố với phong cách chuyên nghiệp và tiện nghi hiện đại là điều mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Tuy nhiên, chi phí duy trì dịch vụ này khá cao và các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập thường khó "gánh" nổi. Đó là lý do khiến dịch vụcho thuê văn phòng ảo đang được quan tâm
“Ảo” mà không ảo!
Nói một cách đơn giản là khi bạn có nhu cầu thuê văn phòng (ảo) để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch, công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp (thật) cho bạn đầy đủ các tiện nghi cần thiết như bảng hiệu công ty, phòng họp, máy chiếu, điện thoại, fax, e-mail, trang web, địa chỉ để liên hệ với khách hàng, nhân viên tiếp tân và giao dịch thư từ...
Về vấn đề pháp lý của văn phòng ảo, ông Đặng Minh Tuấn, chuyên viên phòng đăng ký kinh doanh số 2, Sở Kế hoạch Đầu tư, cho biết, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Ông Tuấn cho rằng, khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp quy định rõ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp... có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố... số điện thoại, số fax, thì văn phòng ảo đã đáp ứng đủ. "Hiện tại, hình thức thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch vẫn còn khá mới mẻ. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm", ông Tuấn nhấn mạnh.
Giải pháp văn phòng “ảo” cho phép các doanh nhân không cần túc trực tại văn phòng mà có thể điều hành doanh nghiệp từ bất kỳ nơi nào với chỉ một địa chỉ email và một máy điện thoại. Tất cả những dịch vụ này đều được đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý một cách chuyên nghiệp, dựa theo sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ thông tin mới nhất hiện nay.
Tuy nhiên, theo nhận định của một số người đã sử dụng qua, điểm “không ảo” của dạng văn phòng này mới chính là mặt mạnh đáng được quan tâm. “Không ảo” ở đây là việc doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ của đơn vị cho thuê để đăng ký kinh doanh với đầy đủ giá trị pháp lý, cũng như có thể sử dụng địa chỉ này để giao dịch về sau, trong đó bao gồm cả việc mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng.
Thông thường, một gói dịch vụ cho thuê văn phòng ảo bao gồm:
- Địa chỉ để đăng ký kinh doanh cũng như sử dụng trong giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố.
- Một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24 thuận lợi cho mọi giao dịch.
- Nhân viên tổng đài tiếp nhận điện thoại với tên công ty bạn và chuyển tin nhắn đến bạn sau đó.
- Khi bạn cần gặp gỡ với các đối tác, bạn có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê văn phòng ảo cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, internet…
Với dịch vụ này, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của hoạt động kinh doanh, còn các vấn đề khác như: trang trí văn phòng, kỹ thuật, hệ thống mạng, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo… tất cả các công việc bên lề của một DN đều được cung cấp.
Giá cho thuê văn phòng ảo chính là điểm trọng yếu khiến nó đang thu hút khá nhiều các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc mới thành lập. Nhiều công ty cung ứng dịch vụ “văn phòng ảo” đã chào mời mức giá rất hấp dẫn: 60USD/tháng với gói linh hoạt hoặc 179USD/năm.
Đây là mức giá cực hấp dẫn so với mức bình quân 20 - 40USD/m2 mà các văn phòng “thật” kinh doanh theo kiểu truyền thống, đó là chưa kể các chi phí nặng nề về thiết bị, nhân viên, chi phí vệ sinh, bảo vệ…
Nội thất phòng họp của dạng "văn phòng ảo"...
... khá sang trọng và hiện đại
“Phất” nhờ… kinh tế khó khăn
Chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh “văn phòng ảo”.
Ông Huỳnh Quang Việt, Phó tổng giám đốc công ty Incomnet, chuyên kinh doanh lĩnh vựccho thuê văn phòng ảo, cho biết công ty thành lập được hơn hai năm nay. Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có được 160 khách hàng. Nhưng từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100% tính đến thời điểm hiện tại.
